Claves para organizar un evento y no morir en el intento


La organización de eventos es una de las labores que las agencias de PR llevamos a cabo. Y, aunque nos encantan y nuestros amigos piensan que nuestro trabajo consiste en estar de fiesta todas las semanas, lo cierto es que un evento tiene detrás todo un trabajo en el que los tiempos y el conocimiento del sector juegan un papel fundamental.

Si quieres saber cuáles son las claves para celebrar con éxito un evento, ¡sigue leyendo!

  1. Búsqueda de espacios. Donde comienza todo, el Big Bang de los eventos. En este paso es imprescindible hablar con el cliente y saber en qué tipo de espacio prefiere realizar el evento: sala de hotel, terraza, jardín, teatro… En ocasiones, el cliente tiene ideas en mente que no se ajustan a las necesidades del acto, por lo que es recomendable aconsejarle las opciones que más encajan con cada tipo de celebración y el presupuesto fijado para la misma. Una vez hecha la selección, es fundamental visitar los espacios y prestar atención a cada detalle, de modo que no surjan imprevistos graves de última hora.
  2. Convocar a medios. Un mismo evento puede interesar a diferentes medios y secciones. Por ello, lo ideal es redactar varios textos, intentando que la convocatoria sea lo más atractiva posible para cada uno de ellos. A la hora de reforzar por teléfono, también hay que tener en cuenta los horarios de cada tipo de medio: no llamar a diarios a última hora de la tarde, cuando están cerrando los temas, o evitar contactar con televisiones en los momentos previos a la emisión de los informativos.
  3. Celebración del evento. Es cierto que la experiencia es un grado y, gracias a ella, solemos adelantarnos a los imprevistos, pero es innegable que lo más probable es que surja alguno. En estas ocasiones, mantener la calma es fundamental: resolutivo, pero sin perder los nervios.
  4. Clipping. En las agencias contamos con herramientas para detectar todo lo que se ha publicado sobre el tema. Sin embargo, siempre puede pasarse por alto alguna aparición, por lo que es recomendable contactar con los periodistas que asistieron para hacer un seguimiento. Además, es interesante conocer su opinión de cara a próximos eventos y saber qué es lo que les ha resultado más interesante o qué cosas les habría gustado que fueran diferentes.
  5. Feedback del cliente. Conocer al cliente es fundamental para saber lo que le gusta y lo que no. Es probable que pasados algunos meses quiera celebrar otro evento, por lo que siempre hay que tener en cuenta sus impresiones sobre el evento, de modo que la organización del próximo nos sea más sencilla y sepamos con casi total seguridad qué es lo que este desea.

Como ves, en eVerythink conocemos las claves para organizar un evento y no morir en el intento.
Así que, si estás interesado en celebrar uno, no dudes en contactar con nosotros 😉