Tranquilos, esto no es una lista de consejos clásicos de cómo organizar un evento. Para que un evento sea maravilloso debe ser creado con lógica. ¿Lógica? Igual os choca un poco. Aclaraciones: todos los elementos que conforman el evento deben estar al servicio del objetivo del mismo, es decir, que nada debe destacar por encima, ni interferir, sino ser al base sobre la que se apoye lo importante (la marca, el producto, servicio…). Todo esto así dicho es un poco etéreo, así que damos paso algunos momentos en los que la lógica debe imperar, la discreción acompañar y que siempre aplicamos en eVerythink.
- Es como el currículum, hay que cuidarlo todo mucho y concentrarlo en poco espacio, en este caso, tiempo. Dar la bienvenida a los invitados no es saludarles y preguntarles qué tal las vacaciones. Sí, se puede hacer, faltaría más, pero la clave es ubicarles, explicarles el funcionamiento/dinámica del evento, darles toda la información relevante (que por relevante debe ser poca y clara) y presentarles al anfitrión. No dejes esta labor en manos de un grupo de simpáticas azafatas. Dedica recursos suficientes de tu equipo para llevar a cabo esta labor y ten en cuenta que es la primera impresión, que no sólo cuenta mucho sino que marca todo lo que viene después. Una mala bienvenida es difícil de remontar.
- Recepción/Cóctel. Otro día hablamos de qué tipo de comida es la más recomendable según el evento, pero hoy nos vamos a centrar en los tiempos. Es importante que la comida fluya, es decir, que sea un complemento y que acompañe en las conversaciones de los asistentes. La comida debe acercarse a los invitados de forma discreta y constante, sin que éste tenga que estar buscando una bandeja o, en el peor de los casos, abalanzándose sobre ellaJ. El orden debe ser lógico. Por favor, eliminemos esas sucesiones de vasito de gazpacho-canapé frío-brocheta caliente-croqueta…20 minutos de espera…. que sigue con canapé frío, gazpacho, canapé frío, croqueta, gazpacho, brocheta ya fría y gazpacho de nuevo.
- No es el momento de contar nada que no se haya hablado durante el encuentro. No dejes nada importante para el final. Cerrar acciones futuras sí, pero siempre sin retener al invitado en la puerta! Ha venido al evento y debemos valorar su tiempo y las molestias que se ha tomado, por lo que es importante que su “inversión” sea productiva.
Y luego hay otras 100 cosas de las que estar pendiente en un evento (llámanos que lo hacemos muy bien), pero no perdamos de vista la estructura básica, no perdamos la cabeza. Un día veréis logic event como categoría de servicio y nos reiremos todos.